Empresas devem usar BI com atenção, diz especialista

O Business Intelligence (BI), baseado em tecnologia, análise de dados e inteligência de negócios, pode desenvolver soluções para aprimorar processos e impulsionar a tomada de decisão das empresas.

“Entre os resultados alcançados no segmento de concessionárias de veículos, estão o aumento de receita anual em 10%, além da inflação. A redução de 32% em ausência de clientes nos agendamentos realizados pela oficina. Há ainda, a resolução de questões relacionadas a tributos que traziam perdas fiscais e de receitas.  O uso do BI resultou em um aumento de 10% nas vendas de peças e aumento de vendas a partir das estratégias de cross selling. Tarefas administrativas também registraram acentuada redução de tempo”, afirma Marcelo Campos, Head de Inovação da Baitz Solutions, empresa de tecnologia em nuvens listada entre as dez mais importantes da América Latina pela publicação especializada norte-americana CioReview. 

O especialista, que desde 2008, participa do desenvolvimento de projetos para corporações como Telefônica Vivo, Banco Itaú, Tribanco, FEMSA, Grupo JBS, C&A, Honda, SKY, Grupo Pão de Açúcar, afirma que  entre concessionárias de veículos, a adoção do BI permitiu que o fechamento do setor financeiro tivesse um incremento de produtividade da ordem de 95%.

“As ferramentas de BI podem fornecer uma visão sistêmica do negócio, seu objetivo é o de transformar grandes quantidades de dados em informações de qualidade para a tomada de decisões. Através delas, é possível cruzar dados, visualizar informações em várias dimensões e analisar os principais indicadores de desempenho empresarial”, afirma o autor Emerson Batista, em seu livro Sistemas de Informação.

Um estudo de caso envolvendo BI como instrumento de apoio à controladoria, publicado na Revista Contabilidade e Finanças pelos pesquisadores Luciane Reginato e Auster Moreira Nascimento da Universidade do Vale do Rio dos Sinos, informa que, com a aplicação das ferramentas de BI, foi possível mensurar os resultados gerados por cada departamento, atividade, cliente, vendedor, gerente, produto ou segmento da empresa. Assim, as empresas podem tomar decisões para corrigir ou mudar os caminhos, aumentando consideravelmente a margem de contribuição e o resultado operacional e econômico”, afirmam os autores.

Banco de Dados

Para o head da Baitz Solutions, a primeira pergunta a ser feita antes da decisão de compra, de um Sistema de BI é: como a ferramenta se conecta com os bancos de dados e como é feita a extração de dados? “Nós adotamos o modelo multidimensional, que permite calcular previamente e armazenar agregações de dados, melhorando o desempenho das consultas, principalmente para grandes volumes de dados.”, explica Marcelo. A estrutura multidimensional, oferece a possibilidade de explorar os mesmos dados sob várias perspectivas e pode otimizar as consultas mais complexas.

Marcelo alerta que BI é metodologia e processo, não ferramenta: “Há muitas ofertas de softwares de visualização sobre sistemas transacionais, conectados diretamente no banco de dados que o cliente opera, gerando riscos desnecessários de segurança e impactando a performance dos sistemas transacionais. É muito comum o apelo de oferecer para a empresa o dado na palma da mão, de forma instantânea, para venda de ferramenta. Porém, essa falsa promessa pode colocar em risco toda a operação, pois são ferramentas plugadas na base de clientes. Elas não traduzem de imediato a situação da empresa, pois isso depende de inteligência de negócio, que isoladamente, nenhuma ferramenta entrega.”, afirma.

Marcelo adverte que, ao escolher um sistema de BI, a empresa não deve olhar exclusivamente para os relatórios. “A confiabilidade dos dados obtidos é o alicerce para o pleno funcionamento do BI. Outro questionamento fundamental é se o BI contratado permite a escalabilidade do negócio e se continuará operando mesmo diante de uma provável alteração do sistema de base de dados. A escalabilidade é um fator crucial para qualquer ferramenta tecnológica, já que à medida que as empresas crescem, suas necessidades de dados e análise se modificam”, orienta.

O BI deve estar concentrado na definição dos indicadores de negócio, integrando dados da empresa. “Aí entra o papel dos especialistas, cujo trabalho inicial é realizar o diagnóstico correto das necessidades da empresa, e, desta forma, definir processos e escolher as ferramentas mais adequadas para implementá-los”, afirma Marcelo.

A confiabilidade no sistema de BI depende de dados, por isso, a parte mais importante é como estes dados são obtidos, como são processados e que conclusão se obtém com os dados.

“Dados da empresa, não do vendedor”

Geralmente associado a vendas, o BI entrega muito mais para as empresas. “É muito comum observarmos a ocorrência de input incorreto de dados, como telefones e e-mails, modelos, que impediam uma abordagem correta aos clientes. Com a adoção do BI, os dados deixam de ser dos vendedores em particular, e se tornam propriedade da concessionária e podem ser, de fato, utilizados como primeiro passo para um novo posicionamento de mercado”, salienta o especialista.

“Temos duas modalidades principais para prover a demanda por BI: o serviço por assinatura e o desenvolvimento de um BI customizado. Nosso serviço de assinatura oferece mais de 300 telas, que garantem um olhar integrado, por meio de módulos de venda, pós-venda, financeiro, contábil, módulo cliente, peças, agendamento, gestão da informação e gerenciador de qualidade dos dados.”, afirma Marcelo.

“As empresas assinantes contam com atualizações constantes, a partir das demandas de clientes. Isso traz alinhamento de ações, por meio do dashboard de evolução, montado a partir da qualidade dos inputs, que beneficia a todos, como num ecossistema.”, destaca. Já o modelo customizado de BI é desenvolvido sob medida, especificamente para as necessidades da empresa, a partir da consulta a cada departamento.

As 7 etapas para a implantação do BI

Seguir as etapas é fundamental para alcançar os resultados esperados

Diagnóstico do negócio

Definição de indicadores (KPIs)

Implantação técnica de sistemas

Mineração de dados para obter informações ocultas

Criação de painéis de controle

Implementação para uso e visualização das informações

Correção de eventuais erros de processo e treinamento do time da empresa.