Elaboração de RFP para programas de idiomas requer atenção

A contratação de um programa de idiomas para empresas deixou de ser uma ação isolada do RH para se tornar uma decisão estratégica, muitas vezes sob a supervisão direta de áreas como procurement, jurídico e compliance. A elaboração de um RFP (Request for Proposal, ou Solicitação de Propostas), é um dos caminhos para garantir que a escolha do fornecedor seja técnica, transparente e aderente aos objetivos de negócio.

Essa preocupação com estrutura e alinhamento ficou evidente no painel “Desafios e soluções: alinhando expectativa e realidade no processo de RFP”, realizado no Fórum Abracorp 2024, conforme publicado pelo site Panrotas. No evento, especialistas debateram como um RFP bem conduzido pode alinhar os diferentes setores envolvidos na decisão e evitar ruídos comuns entre expectativa e entrega — algo igualmente aplicável à contratação de soluções educacionais.

Novo cenário traz o receio de ficar para trás e pressão por eficiência

De acordo com o estudo Cisco 2025 AI Briefing – CEO Edition, 74% dos CEOs acreditam que sua falta de conhecimento em IA impacta negativamente sua capacidade de tomar decisões estratégicas, e 73% apontam falhas na infraestrutura como uma ameaça real à competitividade.

Para Alexandrine Brami, CEO e cofundadora do Lingopass, esse receio tem afetado diretamente os processos de compra. “Procurement tem sido pressionado a atuar não apenas com eficiência de custos, mas também com visão estratégica e controle de riscos, incluindo conformidade com marcos regulatórios como a LGPD, governança de dados, segurança cibernética, e boas práticas de ESG”, comenta. 

De acordo com Brami, “um RFP elaborado ajuda a formalizar a comunicação entre os envolvidos e assegura que o fornecedor escolhido entregue um serviço alinhado aos objetivos da empresa e que atenda à burocracia necessária para garantir um processo transparente e eficiente”. 

Etapas importantes antes de elaborar o RFP

Antes de iniciar o processo, Brami sugere que a empresa reflita sobre três pilares:

• Objetivos de negócios: a organização busca melhorar a comunicação interna, apoiar a expansão internacional ou desenvolver lideranças multilíngues?
  
  
• Demanda interna: quais áreas têm maior necessidade de idiomas? Existe uma urgência em setores como vendas, manutenção, supply chain ou relacionamento com clientes globais?
  
  
• Orçamento e recursos: qual o limite de investimento? A empresa precisa de soluções escaláveis? Haverá integração com outros benefícios educacionais?

Estrutura correta do RFP para idiomas corporativos

Para a especialista, um RFP bem estruturado deve conter seções detalhadas que permitam a comparação transparente entre diferentes fornecedores. Entre os principais elementos, ela destaca:

1. Introdução e objetivos: explicitar o propósito do RFP, contexto da contratação e resultados esperados, como aumento de proficiência ou melhora na produtividade.
   
   
2. Escopo dos serviços:

Idiomas contemplados (inglês, espanhol, francês, mandarim etc.);
Modalidade de ensino (aulas ao vivo, híbrido, EAD, sob demanda);
Avaliação de proficiência (teste de nivelamento, provas orais, tecnologia de IA);
Plataforma e tecnologia (integrações com SAP, gamificação, acessibilidade);
Suporte contínuo e mecanismos de feedback com os gestores e usuários.

1. Plano de implementação: o fornecedor deve apresentar um cronograma claro: onboarding, treinamento dos instrutores, etapas do lançamento e métricas de acompanhamento.
   
   
2. Indicadores e ROI: é necessário especificar como o sucesso será medido, podendo ser por evolução em testes, engajamento dos colaboradores ou impacto no ambiente de trabalho.
   
   
3. Recursos de acessibilidade e inclusão: compatibilidade com leitores de tela, opções de contraste, navegação por teclado, entre outros.

Aspectos burocráticos e de compliance

Brami explica que um RFP completo precisa incluir diretrizes claras sobre:

• Prazos e regras de submissão de propostas;
  
  
• Critérios de avaliação e seleção, com etapas como entrevistas ou apresentações;
  
  
• Termos contratuais (cancelamento, renovação, penalidades);
  
  
• Conformidade legal, incluindo LGPD, GDPR e requisitos de segurança da informação;
  
  
• Compromissos com ESG e relatórios de impacto social, quando aplicável.

Processo técnico e estratégico

Para Brami, o RFP deve ser visto como um instrumento de governança, e não apenas de contratação. “Ele protege a empresa contra riscos, assegura a escolha de parceiros confiáveis e garante que a solução contratada contribua para a produtividade, o posicionamento global da marca e o desenvolvimento contínuo das equipes”, afirma. 

“Com as seções bem desenhadas, a empresa atrai propostas mais qualificadas, alinhadas às suas prioridades, e transforma o investimento em idiomas em um ativo estratégico no cenário global atual”, conclui a especialista.

Para mais informações, basta acessar o site oficial do Lingopass:
https://www.lingopass.com.br